Ipak, čini se da, uprkos našoj sveprisutnoj interakciji putem e-maila, mnogi od nas i dalje prave određene greške koje mogu umanjiti efikasnost i profesionalnost naše komunikacije.
U ovom tekstu, istražićemo 5 grešaka koje svi pravimo tokom pisanja e-maila:
1. Slaba lozinka
Jedna od najčešćih grešaka koju mnogi od nas prave tokom korišćenja e-maila jeste korišćenje slabe lozinke na nalogu. Često zbog lenjosti ili nemara, stavimo lozinku koja je previše jednostavna i lako prepoznatljiva, što čini naš nalog slabim na napade hakera. Da li ste znali da je najpopularnija lozinka za e-mail naloge „123456“, a odmah zatim „password“? Slabe lozinke poput ovih ostavljaju sve lične i osetljive informacije u vašem e-mailu praktično nezaštićene. Uobičajeni način na koji hakeri mogu ukrasti vašu lozinku je jednostavno pogađanje slabih lozinki. Počnite koristiti snažnu lozinku koja sadrži najmanje 15 karaktera, uključujući velika i mala slova, brojeve i simbole. Ako ne možete smisliti takvu lozinku, uvek možete koristiti generator lozinki.
2. Prazno polje za naslov
Još jedna uobičajena greška koju često pravimo tokom slanja e-maila jeste ostavljanje polja za naslov prazno. Naslov e-maila je prva stvar koju primaoci vide kada stigne vaša poruka i igra ključnu ulogu u privlačenju pažnje i davanju osnovne informacije o sadržaju e-maila. Kada ostavite polje za naslov prazno, može dovesti do toga da vaša poruka bude ignorisana ili shvaćena kao nevažna. Naslov e -maila treba da bude opis odnosno naznaka o čemu se piše u e-mailu. Netačni ili dosadni naslovi ne samo da zbunjuju primaoca, već će vama ili vašem primaocu biti teško ponovo pronaći taj e-mail, što je kao traženje igle u plastu sena. Opisni i tačni naslovi olakšavaju vam pronalaženje onog e-maila koji ste tražili. Nemojte podcenjivati važnost polja za naslov jer je to prvi korak ka uspešnoj komunikaciji putem e-maila.
3. Koristite “Reply all” (odgovori svima)
Još jedna uobičajena greška koja se dešava prilikom slanja e-mailova je korišćenje opcije „Reply all“ (Odgovori svima). Problem nastaje kada ljudi nesmotreno koriste ovu opciju za odgovaranje na e-mailove koji ne zahtevaju takav odgovor. Time se stvara nepotrebna gužva u porukama, a svi primaoci dobijaju e-mail koji možda nije važan za njih. Ovo može dovesti do gubljenja fokusa i vremena, a u nekim slučajevima i do frustracije kod kolega i saradnika. Kako biste izbegli ovu grešku, pažljivo procenite da li je zaista potrebno da svi primaoci dobiju vaš odgovor. Ako je e-mail poslat grupi ljudi, ali vaš odgovor nije nešto što je od značaja za sve njih, razmislite o tome da koristite opciju „Reply“ (Odgovori) umesto „Reply all“. Na taj način ćete odgovoriti samo pošiljaocu originalne poruke, što je često sasvim dovoljno.
4. Koristite CAPS LOCK
Upotreba velikih slova (CAPS LOCK) prilikom pisanja e-mailova trebala bi biti na vrhu liste stvari koje ne treba raditi. Teškoća sa velikim slovima je u različitim percepcijama prilikom primanja ili slanja e-maila. Značenje velikih slova može se razlikovati od osobe do osobe, baš kao i kod sarkastičnih komunikacija. Pisanje e-maila velikim slovima može preneti osećaj hitnosti, čak i kada to nije potrebno – ili čak komunicirati agresiju. Ume da deluje kao da neko viče na vas. Da biste izbegli bilo kakve nesporazume, najbolje je da ne koristite taster za velika slova (CAPS LOCK), već umesto toga istaknete ili podebljate informacije koje su važne.
5. Ne proveravate tekst u e-mailu
Uvek još jednom pročitajte ono što ste napisali pre nego što kliknete na „Pošalji“. Ako zaboravite na proveru teksta, to može dovesti to toga da šaljete klijentu e-mail pun neprofesionalnih grešaka u pravopisu ili čak netačnih informacija. Provera teksta je takođe neophodna kada želite poboljšati svoje šanse i slati prijave za posao putem e-maila. Bez obzira da li pišete svom šefu ili prijatelju, želite da vaši e-mailovi imaju smisla. A kada je tema sporna ili emotivna, najbolje je sačekati sat ili dva pre nego što ponovo pročitate svoju poruku i pošaljete je – to pomaže da se osigurate da ste pronašli pravi ton i da ne napišete ništa što biste kasnije zažalili.
Izvor : mail.com
